1. Rekisterinpitäjä

Suomen CISV-liitto ry

PL 286 0010 Helsinki

office@fi.cisv.org

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Järjestökoordinaattori
Sonja Korpelainen

sonja.korpelainen@cisv.fi

office@fi.cisv.org

3. Rekisterin nimi

Suomen CISV-liiton ilmoittautumisjärjestelmä ja jäsenrekisteri. Jäsenrekisteri sijaitsee Jalmari-tietokannassa ja hakija- ja osallistujarekisteri Ilmari-tietokannassa, joita ylläpitää Tietoverkko Oy. Rekisterin ylläpidosta vastaa liiton osalta järjestökoordinaattori.

Yllä mainittujen rekisterien lisäksi kerätään joitakin henkilötietoja paperilomakkeilla. Niiden kerääminen ja käsittely on kuvattu alla luvussa 4.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

– henkilön suostumus,

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys).

Henkilötietojen kerätään ja käsitellään seuraavissa yhteyksissä ja tarkoitukseen:

  1. Leirien osallistujat

Leireille osallistuvilta lapsilta ja nuorilta sekä heidän huoltajiltaan kerätään henkilötietoja turvallisen leiritoiminnan mahdollistamiseksi. Osallistujista kerättävät tiedot saadaan osallistujilta itseltään mm. sähköisen ilmoittautumisjärjestelmän Ilmarin kautta, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

Henkilötietoja käytetään leiriläisten tunnistamiseksi, osallistumismaksujen laskuttamiseksi ja seuraamiseksi, leiritoiminnan kehittämiseksi, leiritoiminnan turvallisuuden takaamiseksi ja ongelmatilanteiden selvittämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on henkilön itsensä antama suostumus.

Osallistujista kerätään leiri-ilmoittautumisen yhteydessä jäsenen nimi, syntymäaika ja yhteystiedot. Alaikäisen leiriläisten tietoihin kerätään lisäksi huoltajan nimi ja hänen yhteystietonsa.

Lisäksi keräämme muita tietoja, joita henkilö on meille antanut osallistuakseen toimintaamme. Leirille ilmoittautumisen yhteydessä kysymme tietoja terveydestä, erityisruokavaliosta ja muista toiveista leirin suhteen. Kun henkilö osallistuu toimintaamme, jossa tällaista tietoa kerätään, kerromme erikseen, mitä tietoa henkilöstä kerätään, kuka sitä käsittelee ja kuinka kauan sitä säilytetään.

Terveystietolomakkeet viedään paperisena kopioina kansainvälisen leirin vetäjille, ja ne täytyy palauttaa leirin jälkeen.

  1. Ryhmän- ja leirinvetäjät

Ryhmän- ja leirinvetäjiksi hakevilta kerätään henkilötiedot paperisilla lomakkeilla. Lomakkeita saatetaan skannata hakemusten käsittelyn helpottamiseksi, mutta niitä ei säilytetä sähköisenä CISV:n järjestelmissä, vaan ne poistetaan heti käsittelyn jälkeen.

Ryhmän- ja leirinvetäjät toimittavat CISV:n paikallisyhdistyksille myös rikostaustaotteen lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämistä koskevan lain mukaisesti. Rikostaustaotteen sisältöä ei tallenneta CISV:n järjestelmiin, mutta jokaisen vetäjän osalta merkitään ylös, milloin rikosrekisteriote on tarkastettu.

  1. Jäsenet ja kannatusjäsenet, vapaaehtoiset

Jäsenten ja vapaaehtoisten henkilötietoja käsitellään CISV-harrastuksen mahdollistamiseksi, CISV-toiminnan järjestämiseksi ja jäsenpalveluiden tarjoamiseksi. Jäsentietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • Jäsenten ja vapaaehtoisten tunnistaminen ja jäsenten yksilöinti,
  • Leiritoiminnan järjestäminen ja ohjelman suunnittelu, tapahtumien järjestäminen ja tuottaminen ja kehittäminen,
  • Vapaaehtoistoiminnan järjestäminen,
  • Koulutuksen järjestäminen ja koulutussuunnittelu,
  • Kampanjoiden toteuttaminen (esim. tuotemyynti ja muu varainhankinta),
  • Tiedonhallinta; jäsenyyssuhteiden hallinta ja kehittäminen, jäsentietojen sekä jäsenhistorian hallinta,
  • Laskutus; paikallisyhdistysten jäsenmaksun maksamisen toteuttaminen ja seuranta, analysointi, raportointi ja kehittäminen,
  • Tutkimus ja kehitys; jäsenyyksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen (tilastollinen analyysi),
  • Viestintä ja markkinointi,
  • Ongelmatilanteiden selvittäminen.

Rekisterissä oleviin voidaan olla yhteydessä jäsensuhteen hoitamisen vuoksi, ja markkinoida tai tiedottaa CISV: paikallisyhdistysten toiminnasta ja kampanjoista puhelimitse, sähköpostitse tai paperipostitse.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin ja ilmoittautumisjärjestelmään tallennettavia tietoja ovat:

  • henkilön nimi,
  • henkilön syntymäaika (ohjelmien osallistujat ja vetäjät),
  • yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),
  • huoltajan tiedot (ohjelmiin hakevat lapset),
  • jäsenhakemusten osalta laskutustiedot,
  • muut toiminnan järjestämiseen liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti sähköisten ja paperisten ilmoittautumislomakkeiden kautta sekä sähköisillä jäsenlomakkeilla. Osittain tietoja kerätään myös sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenrekisterissä olevia tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolisiin maihin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa EU:n ulkopuolisiin maihin vain, jos rekisteröity on osallistumassa leiriläisenä tai ryhmänvetäjänä kansainväliselle leirille joka järjestetään jossakin EU:n ulkopuolisessa maassa. Tietoja siirretään tällöinkin ainoastaan, mikäli siirto on tarpeen ja silloinkin ainoastaan rekisteröidyn omalla suostumuksella.

Rekisteröityvän on ennen suostumuksen antamista ymmärrettävä, että suostumus tietojen luovuttamiseen on siirron lainmukainen peruste. Lisäksi hänellä on oikeus saada seuraavat tiedot:

  1. mitä tietoja luovutetaan ja mikä on se perusteltu syy, miksi tiedot luovutetaan,
  2. tietojen vastaanottajat ja vastaanottajien ryhmät,
  3. maa, johon henkilötiedot siirretään eli se maa, jossa kyseinen kansainvälinen leiri järjestetään,
  4. tieto siitä, että maa, johon tiedot siirretään, ei tarjoa Euroopan komission päätökseen perustuvaa riittävää tietosuojaa,
  5. erityiset riskit, joita aiheutuu siitä, että tietoja siirretään maahan, joka ei tarjoa riittävää tietosuojaa, ja että asianmukaisia suojatoimia tietojen suojaamiseksi ei välttämättä toteuteta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä on linjattu ja ohjeistettu Suomen CISV-liiton tietosuojaperiaatteissa- ja ohjeistuksessa. Lisäksi vapaaehtoiset perehdytetään henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn.

Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään verkkopalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

EVÄSTEET

Suomen CISV-liiton verkkosivustolla käytetään evästeitä. Käytämme evästeitä ja vastaavaa teknologiaa ymmärtääksemme paremmin sivustomme käyttäjiä ja kehittääksemme sisältöä vastaamaan käyttäjien tarpeita. Evästeiden avulla pystymme luomaan paremman käyttäjäkokemuksen.

Käytössä olevat evästeet:

Välttämättömät evästeet

Näitä evästeitä käytetään yleensä uniikkien käyttäjien tunnistamiseen ja kohdennetun käyttökokemuksen luomiseen. Evästeet keräävät tietoa muun muassa aiemmista sivustovierailuista ja kirjautumisista. Lisäksi niihin liittyy kirjautumistietojen salaamiseen ja niiden hallintaan liittyvää dataa. CISV Suomen sivusto käyttää seuraavia evästeitä:

  • WordPressin evästeet,
  • Microsoft-istuntojen evästeet,
  • Easysite-evästeet (MyCISV).

Sivuston toimintaan ja kehittämiseen liittyvät evästeet

Sivuston käyttökokemuksen optimoimiseksi ja kehittämiseksi keräämme tietoja Google Analyticsillä. Voit  perehtyä kerättävään dataan täällä: www.google.com/policies/privacy/partners Voit myös estää Google Analyticsiä keräämästä dataa lataamalla selaimeesi lisäosan. Ohjeet löytyvät täältä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en

Yleistä evästeiden hallinnasta

Evästeitä voi vapaasti hallita ja/tai poistaa. Ohjeita löytyy osoitteesta aboutcookies.org.

Voit poistaa kaikki laitteellasi olevat evästeet tyhjentämällä selaimesi selaushistorian. Tämä toiminto poistaa kaikkien käyttämiesi sivustojen asettamat evästeet.Huomaa kuitenkin, että tällöin saatat menettää myös joitakin tallentamiasi tietoja (esim. tallennetut sisäänkirjautumistiedot ja sivustojen käyttäjäasetukset).

Sivustokohtaisia evästeitä voi hallita selaimen yksityisyys- ja evästeasetuksista. Useimmissa uusissa selaimissa voi estää evästeiden asettamisen laitteelle kokonaan, mutta tällöin voit joutua mukauttamaan joitakin asetuksia aina, kun käyt jollakin sivustolla/sivulla. Jotkin palvelut ja toiminnot eivät välttämättä toimi kunnolla (esim. sisäänkirjautuminen).